Sicherheitsschlüssel – jugendhilfe-datenbank.de

Einen Moment bitte …

Anleitung und Hilfe

Worum geht es?

In der Datenbank liegen vertrauliche Unterlagen, zum Beispiel Führungszeugnisse, Sorgerechtsnachweise und Bescheide. Damit niemand mit einem gestohlenen Passwort in Ihr Konto kommt, bestätigen Sie bei der Anmeldung zusätzlich, dass Sie es wirklich sind.

Danach sind auch Dokumente 10 Stunden lang freigeschaltet – es gibt keine zweite Abfrage. Nur wenn Sie länger angemeldet bleiben oder ein Gerät für 30 Tage gemerkt haben, fragt die Datenbank beim ersten Dokument des Tages noch einmal kurz nach.

Dieses Gerät merken: Bei der Anmeldung können Sie einen Haken setzen. Dann entfällt auf diesem Gerät 30 Tage lang die Abfrage bei der Anmeldung. Bitte nur an Ihrem persönlichen Gerät, nie an einem Computer, den auch andere benutzen. Gemerkte Geräte können Sie auf dieser Seite jederzeit wieder entfernen.

Welche Variante passt zu mir?

Ihre Situation	Nehmen Sie
Sie arbeiten meist am selben Computer, Laptop oder Handy und entsperren ihn mit PIN, Fingerabdruck oder Gesicht.	Passkey
Sie arbeiten an wechselnden Computern oder an einem Dienst-PC, an dem es keinen Fingerabdruck und keine Windows-Hello-PIN gibt (häufig im Jugendamt).	Code-App auf dem Handy
Sie haben kein Smartphone.	Passkey am Computer – oder fragen Sie nach einem USB-Sicherheitsschlüssel
Sie sind unsicher.	Die Variante, die auf der Seite als „Empfohlen“ markiert ist. Klappt sie nicht, nehmen Sie die andere.

Tipp: Richten Sie beide ein. Dann haben Sie immer einen Ersatz, wenn ein Gerät gerade fehlt.

Passkey: So sieht es auf Ihrem Gerät aus

Ein Passkey ist ein digitaler Schlüssel, den Ihr Gerät sicher für Sie aufbewahrt. Sie müssen sich nichts merken und nichts abtippen – Sie bestätigen mit dem, womit Sie Ihr Gerät ohnehin entsperren. Ihr Fingerabdruck oder Gesicht verlässt dabei nie Ihr Gerät.

Windows-PC oder -Laptop: Es öffnet sich ein Fenster „Windows-Sicherheit“. Geben Sie Ihre Windows-PIN ein (die PIN, mit der Sie sich am PC anmelden) oder legen Sie den Finger auf bzw. schauen Sie in die Kamera. Der Passkey bleibt auf diesem PC.
Mac: Es erscheint „Passkey sichern?“. Klicken Sie auf Fortfahren und bestätigen Sie mit Touch ID oder Ihrem Mac-Passwort. Der Passkey steht danach auch auf Ihrem iPhone und iPad bereit (iCloud-Schlüsselbund).
iPhone und iPad: Von unten erscheint ein Hinweis. Tippen Sie auf Fortfahren und bestätigen Sie mit Face ID oder Touch ID.
Android-Handy oder -Tablet: Es erscheint „Passkey erstellen?“. Tippen Sie auf Fortfahren und bestätigen Sie mit Fingerabdruck oder Ihrer Displaysperre.
Linux oder ein Computer ohne PIN-Schutz: Der Browser fragt, wo der Passkey gespeichert werden soll (Handy, USB-Sicherheitsschlüssel, Passwortmanager). Wenn Sie hier unsicher sind: Abbrechen und die Code-App nehmen.

Sie sehen plötzlich einen QR-Code oder „Anderes Gerät verwenden“? Dann kann Ihr Computer selbst keinen Passkey speichern. Sie können den QR-Code mit dem Handy scannen – das klappt aber nur, wenn Bluetooth an Computer und Handy eingeschaltet ist (damit wird geprüft, dass beide nebeneinander liegen). An Dienst-PCs ist das oft gesperrt. Dann einfach abbrechen und die Code-App nehmen.

Code-App: Welche App, und wie geht das?

Eine Code-App (auch „Authenticator“ genannt) zeigt alle 30 Sekunden einen neuen 6-stelligen Code. Das Handy braucht dafür keine Verbindung zum Computer – Sie lesen den Code ab und tippen ihn ein.

Haben Sie schon eine solche App (z. B. vom Arbeitgeber oder Online-Banking)? Dann nehmen Sie diese.
Sonst: Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, kostenlos im App Store (iPhone) bzw. bei Google Play (Android).
In der App auf „+“ bzw. „Konto hinzufügen“ tippen, QR-Code scannen wählen und den Code auf dem Bildschirm abfotografieren. Danach steht in der App ein Eintrag „jugendhilfe-datenbank.de“.
Ohne Handy geht es auch mit einem Programm am Computer (z. B. KeePassXC). Das ist etwas weniger sicher, weil Passwort und Code dann auf demselben Gerät liegen.

Neuer Computer, neues Handy, mehrere Geräte

So richten Sie einen weiteren Weg ein, zum Beispiel einen Passkey auf dem neuen Computer:

Am neuen Gerät in der Datenbank anmelden wie gewohnt.
Diese Seite öffnen. Dazu klicken Sie auf den Knopf „Sicherheitsschlüssel“. Er steht immer direkt neben dem roten Knopf „Logout“:
- Fachkräfte: oben in Ihrem eigenen Profil („Details Fachkraft“),
- Jugendamt und Träger: im Startmenü,
- Sorgeberechtigte: oben rechts in „Mein Profil“.
Oder Sie geben diese Adresse ein: https://jugendhilfe-datenbank.de/?juhidb_schluessel=uebersicht
Mit der Code-App, einem anderen Passkey oder einem Notfallcode bestätigen.
Unter „Ihre Wege zur Bestätigung“ auf „Weiteren Weg hinzufügen“ klicken.

Wechseln Sie das Handy mit der Code-App, übertragen Sie die Einträge mit der Übertragungsfunktion der App – oder richten Sie die App auf dieser Seite neu ein, bevor Sie das alte Handy abgeben.

Handy weg, Gerät kaputt, kein Zugriff mehr

Dafür sind die Notfallcodes da, die Sie bei der Einrichtung ausgedruckt haben. Jeder Code funktioniert einmal. Geben Sie ihn dort ein, wo sonst der App-Code hinkommt.

Keine Notfallcodes mehr? Fachkräfte wenden sich an ihren Träger – der kann die Schlüssel zurücksetzen. Jugendämter, Sorgeberechtigte und Träger wenden sich an die Administration. Danach richten Sie den Schutz einfach neu ein.

„Passwort vergessen?“ setzt die Sicherheitsschlüssel bewusst nicht zurück – sonst könnte jemand, der Ihr E-Mail-Postfach kennt, auch Ihre Dokumente öffnen.

Ist das sicher? Was wird gespeichert?

Passkey: Wir speichern nur einen öffentlichen Schlüssel. Damit kann niemand etwas anfangen, selbst wenn er ihn stehlen würde. Fingerabdruck und Gesicht bleiben auf Ihrem Gerät.
Code-App: Das gemeinsame Geheimnis liegt verschlüsselt bei uns; der Schlüssel dazu liegt getrennt von der Datenbank.
Notfallcodes: Wir speichern sie nur unumkehrbar verschlüsselt. Verbrauchte Codes werden gelöscht.
Bei jeder Änderung (eingerichtet, entfernt, Notfallcode benutzt) bekommen Sie eine E-Mail.